Versie september 2026.
Onze belofte
Wij gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens van studenten, ouders en verzorgers, medewerkers, sollicitanten, bezoekers, relaties en andere betrokkenen. We verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor duidelijke doelen, beveiligen deze passend en respecteren de privacyrechten van betrokkenen.
1. Over deze privacyverklaring
In deze privacyverklaring legt het Koning Willem I College (KW1C) uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens. De verklaring is bedoeld als organisatiebrede uitleg. Voor specifieke verwerkingen kunnen aanvullende privacy-informatie, reglementen of formulieren gelden, bijvoorbeeld voor studenten, medewerkers, sollicitanten, de KW1C-app, cameratoezicht of bepaalde digitale diensten.
KW1C verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet AVG en andere wet- en regelgeving die op het onderwijs en onze bedrijfsvoering van toepassing is.
Uitgangspunten
Wij informeren betrokkenen helder en tijdig, verwerken niet meer persoonsgegevens dan nodig, beperken toegang tot wat voor de taak noodzakelijk is, hanteren passende bewaartermijnen en houden bij nieuwe of gewijzigde verwerkingen rekening met privacy vanaf het ontwerp en in de standaardinstellingen.
2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?
De verwerkingsverantwoordelijke is:
Stichting Regionaal Onderwijs Centrum Noordoost-Brabant Koning Willem I College
Vlijmenseweg 2 5223 GW ’s-Hertogenbosch
KvK-nummer 41084084
Voor privacyvragen kun je contact opnemen met de Privacy Officer via [email protected]. De Functionaris Gegevensbescherming (FG) is de onafhankelijke interne toezichthouder op de naleving van de privacywetgeving en is bereikbaar via [email protected].
3. Op wie heeft deze verklaring betrekking?
Deze privacyverklaring heeft onder meer betrekking op:
• studenten, aankomende studenten, oud-studenten en deelnemers aan onderwijsactiviteiten;
• ouders, verzorgers en wettelijke vertegenwoordigers;
• medewerkers, oud-medewerkers, stagiairs, vrijwilligers en ingehuurde krachten;
• sollicitanten;
• bezoekers van locaties, websites, apps en evenementen;
• leveranciers, opdrachtnemers, samenwerkingspartners en hun contactpersonen;
• andere personen van wie KW1C persoonsgegevens verwerkt in het kader van onderwijs, begeleiding, wettelijke taken of bedrijfsvoering.
4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Welke gegevens wij verwerken hangt af van jouw relatie met KW1C en het doel van de verwerking. Het kan gaan om de volgende categorieën:
• identificatie- en contactgegevens, zoals naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en, wanneer wettelijk nodig, het burgerservicenummer;
• student- en onderwijsgegevens, zoals studentnummer, inschrijving, opleiding, aanwezigheid, rooster, studievoortgang, resultaten, examens, diploma’s, begeleiding en communicatie;
• gegevens over ouders, verzorgers of vertegenwoordigers wanneer dit voor de begeleiding, wettelijke verplichtingen of communicatie nodig is;
• arbeids- en sollicitatiegegevens, zoals personeelsnummer, functie, inzet, salaris- en administratieve gegevens, cv, motivatie en referenties;
• account-, apparaat-, netwerk- en loggegevens die nodig zijn voor toegang, beheer, beveiliging en onderzoek naar incidenten;
• beeld- en geluidsmateriaal, bijvoorbeeld bij evenementen, onderwijsactiviteiten, beveiliging of communicatie, voor zover daarvoor een geldige grondslag bestaat;
• financiële en administratieve gegevens, bijvoorbeeld voor betalingen, facturen, vergoedingen en debiteuren- of crediteurenbeheer;
• gegevens die je zelf verstrekt in formulieren, correspondentie, meldingen, klachten, verzoeken of gesprekken;
• bijzondere persoonsgegevens of strafrechtelijke gegevens wanneer verwerking noodzakelijk en wettelijk toegestaan is, bijvoorbeeld in bepaalde situaties rond ondersteuning, veiligheid, wettelijke verplichtingen of arbeidsgezondheidskundige processen.
KW1C streeft ernaar bijzondere persoonsgegevens zo veel mogelijk te vermijden en verwerkt deze alleen wanneer daarvoor een wettelijke uitzondering of andere geldige basis bestaat.
5. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor vooraf bepaalde en gerechtvaardigde doelen. De belangrijkste doelen zijn:
• aanmelding, inschrijving, toelating en uitvoering van onderwijs;
• begeleiding, ondersteuning, studievoortgang, examinering, diplomering en kwaliteitszorg;
• uitvoering van wettelijke onderwijstaken en verantwoording aan bevoegde instanties;
• contact met studenten, ouders of verzorgers en andere betrokkenen;
• personeelsbeleid, salarisadministratie, professionalisering, verzuim- en re-integratieprocessen binnen de wettelijke kaders;
• werving en selectie van medewerkers;
• informatiebeveiliging, toegangsbeheer, fraudepreventie, incidentafhandeling en bescherming van personen, gebouwen, systemen en gegevens;
• financiële administratie, inkoop, contractbeheer en leveranciersmanagement;
• afhandeling van vragen, klachten, meldingen, bezwaar- en beroepsprocedures en verzoeken op grond van de AVG;
• communicatie, voorlichting, evenementen en relatiebeheer;
• beheer en verbetering van websites, apps, onderwijsvoorzieningen en digitale dienstverlening;
• onderzoek, evaluatie, statistiek en beleidsontwikkeling, waarbij waar mogelijk gegevens worden geanonimiseerd of gepseudonimiseerd.
6. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?
Elke verwerking moet een grondslag hebben. Afhankelijk van de situatie kan KW1C persoonsgegevens verwerken omdat:
• de verwerking noodzakelijk is om een overeenkomst uit te voeren of om op verzoek stappen te zetten vóór het sluiten van een overeenkomst;
• KW1C moet voldoen aan een wettelijke verplichting;
• de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of de uitoefening van openbaar gezag;
• KW1C of een derde een gerechtvaardigd belang heeft en de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene niet zwaarder wegen;
• de betrokkene toestemming heeft gegeven, wanneer toestemming in de betreffende situatie een passende grondslag is;
• in uitzonderlijke situaties de bescherming van vitale belangen dit noodzakelijk maakt.
Wanneer wij toestemming gebruiken, kun je die toestemming voor de toekomst intrekken. Intrekking verandert niet de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
7. Bijzondere persoonsgegevens en BSN
Gegevens over bijvoorbeeld gezondheid, religie, biometrie of andere bijzondere categorieën vallen onder extra bescherming. KW1C verwerkt zulke gegevens alleen als dat noodzakelijk is en een uitzondering uit de AVG of andere wetgeving van toepassing is. Het burgerservicenummer gebruiken wij alleen wanneer de wet dat voorschrijft of toestaat.
8. Van wie ontvangen wij persoonsgegevens?
Veel persoonsgegevens krijgen wij rechtstreeks van jou. Daarnaast kunnen wij gegevens ontvangen van bijvoorbeeld ouders of verzorgers, vorige of toeleverende onderwijsinstellingen, DUO, gemeenten, samenwerkingspartners, stage- of leerbedrijven, leveranciers en andere organisaties wanneer gegevensuitwisseling wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor het betreffende doel.
Als gegevens niet rechtstreeks van jou zijn verkregen, informeren wij je daarover wanneer de AVG dat vereist, tenzij een wettelijke uitzondering geldt.
9. Met wie delen wij persoonsgegevens?
KW1C deelt persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig en toegestaan is. Ontvangers kunnen onder meer zijn:
• overheidsorganisaties en toezichthouders wanneer een wettelijke verplichting of publieke taak dit vereist;
• andere onderwijsinstellingen, gemeenten, stage- en leerbedrijven of samenwerkingspartners wanneer gegevensuitwisseling noodzakelijk en rechtmatig is;
• IT-, hosting-, communicatie-, administratie- en andere dienstverleners die voor KW1C persoonsgegevens verwerken;
• accountants, juridische adviseurs of andere professionele dienstverleners wanneer dit noodzakelijk is;
• politie, justitie of hulpdiensten wanneer daarvoor een wettelijke basis bestaat of dit in een concrete situatie noodzakelijk is.
Wanneer een leverancier persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van KW1C verwerkt, maken wij waar vereist afspraken in een verwerkersovereenkomst. Daarbij leggen wij onder meer vast wat de leverancier met de gegevens mag doen, hoe de gegevens worden beveiligd, hoe incidenten worden gemeld en wat er na afloop met de gegevens gebeurt.
10. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
KW1C streeft ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Als persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt of toegankelijk kunnen zijn, beoordelen wij of de doorgifte voldoet aan de AVG. Waar nodig gebruiken wij passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen, aangevuld met passende maatregelen.
11. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een aantoonbare noodzaak een langere termijn vereist. De concrete bewaartermijn verschilt per gegevenssoort en proces. KW1C legt bewaartermijnen vast in beleid, procedures, het verwerkingsregister, applicatieafspraken of bewaarschema’s en verwijdert of anonimiseert gegevens wanneer de bewaartermijn is verstreken.
Voor bepaalde onderwijs-, examen-, financiële, personeels- of archiefgegevens gelden wettelijke of sectorale bewaartermijnen. Bij twijfel over een specifieke termijn kun je contact opnemen met de Privacy Officer.
12. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
KW1C neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging, vernietiging of onrechtmatige verstrekking. Daarbij gebruiken wij een risicogerichte aanpak. Maatregelen kunnen onder meer bestaan uit autorisaties op basis van rollen, sterke authenticatie, logging, versleuteling, back-ups, netwerk- en endpointbeveiliging, beveiligingsmonitoring, leveranciersafspraken, bewustwording en periodieke controles.
Medewerkers krijgen alleen toegang tot persoonsgegevens voor zover dit nodig is voor hun werkzaamheden. Bij nieuwe of gewijzigde processen en systemen beoordelen wij vooraf welke privacy- en beveiligingsmaatregelen nodig zijn. Bij verwerkingen met waarschijnlijk een hoog privacyrisico voeren wij waar vereist een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) uit.
13. Datalekken en beveiligingsincidenten
Een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens verloren gaan, bij onbevoegden terechtkomen of anderszins onrechtmatig worden verwerkt, kan een datalek zijn. KW1C registreert en beoordeelt dergelijke incidenten. Wanneer de AVG dit vereist, melden wij een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij betrokkenen wanneer het datalek waarschijnlijk een hoog risico voor hun rechten en vrijheden oplevert.
14. Geautomatiseerde besluitvorming en AI
KW1C kan digitale hulpmiddelen en toepassingen met algoritmen of kunstmatige intelligentie gebruiken ter ondersteuning van onderwijs en bedrijfsvoering. Wanneer persoonsgegevens daarbij worden verwerkt, gelden dezelfde privacyregels als bij andere verwerkingen. Wij beoordelen onder meer doel, grondslag, dataminimalisatie, transparantie, beveiliging, menselijke controle en mogelijke gevolgen voor betrokkenen.
KW1C neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die voor jou rechtsgevolgen hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen, tenzij dit wettelijk is toegestaan en de vereiste waarborgen zijn ingericht. Als een dergelijke verwerking aan de orde is, ontvang je daarover aanvullende informatie.
15. Websites, cookies en social media
Op websites van KW1C worden cookies en vergelijkbare technieken gebruikt. Technische en functionele cookies kunnen nodig zijn om de website goed te laten werken. Voor andere cookies, zoals bepaalde analytische of marketingcookies, wordt waar vereist vooraf toestemming gevraagd. Via de cookie-instellingen kun je jouw voorkeuren beheren. Voor actuele informatie over cookies en externe diensten verwijzen wij naar de privacy- en cookie-informatie op www.kw1c.nl.
Op onze websites kunnen links of knoppen van externe partijen staan, zoals sociale mediaplatforms of kaartdiensten. Deze partijen kunnen zelfstandig persoonsgegevens verwerken. Hun eigen privacyvoorwaarden zijn daarop van toepassing.
16. Foto, video en audio
Foto’s, video- en audio-opnamen kunnen persoonsgegevens bevatten. KW1C gebruikt dergelijk materiaal alleen voor een duidelijk doel en met een passende grondslag. Bij publicatie voor communicatie- of promotiedoeleinden beoordelen wij vooraf welke grondslag en informatie nodig zijn. Waar toestemming de grondslag is, moet die vrij gegeven kunnen worden en kan zij voor de toekomst worden ingetrokken.
16.1 Gebruik van videobrillen en slimme brillen
Ter bescherming van de privacy en de sociale veiligheid van studenten, medewerkers en bezoekers is het gebruik van videobrillen, slimme brillen en vergelijkbare draagbare apparatuur waarmee beeld-, geluids- of audiovisuele opnamen kunnen worden gemaakt binnen de gebouwen en op het terrein van KW1C niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het College van Bestuur (CvB). Dit geldt bijvoorbeeld voor Meta Ray-Ban-brillen en vergelijkbare producten.
Het is niet toegestaan om met dergelijke apparaten zonder geldige toestemming opnamen te maken, te livestreamen of anderszins persoonsgegevens van studenten, medewerkers of bezoekers te verzamelen. Heimelijke opnamen passen niet binnen een veilige leer- en werkomgeving en kunnen, afhankelijk van de omstandigheden, in strijd zijn met de AVG en strafrechtelijke regels. Ook kunnen bij gebruik of publicatie van beeldmateriaal regels over portretrecht van toepassing zijn.
Uitzonderingen zijn alleen mogelijk wanneer aan alle voorwaarden voor het betreffende gebruik is voldaan. Daarbij geldt in ieder geval:
• voorafgaande schriftelijke toestemming van het CvB voor het gebruik binnen KW1C;
• het gebruik heeft een door KW1C goedgekeurd doel, bijvoorbeeld een noodzakelijk onderwijsdoel of een passende ondersteuningsvoorziening;
• betrokkenen worden vooraf duidelijk geïnformeerd over de opname, het doel, het gebruik, eventuele verstrekking en de bewaartermijn;
• wanneer toestemming van betrokkenen de toepasselijke AVG-grondslag is, wordt deze vooraf gevraagd en moet deze vrijelijk kunnen worden gegeven;
• de opname wordt beperkt tot wat noodzakelijk is en wordt niet voor een ander doel gebruikt of gedeeld zonder geldige grondslag.
Bij overtreding kan KW1C passende maatregelen treffen. Afhankelijk van de situatie kan worden verzocht het apparaat uit te schakelen of op te bergen en het opnemen of livestreamen onmiddellijk te stoppen. Ook kan KW1C verlangen dat onrechtmatig gemaakte opnamen niet verder worden gebruikt of verspreid en, voor zover juridisch mogelijk, worden verwijderd. Daarnaast kunnen maatregelen volgen op grond van toepasselijke studenten-, personeels-, huis- of ICT-regels.
Doel van deze regeling
KW1C wil een veilige leer- en werkomgeving bieden waarin iedereen aan onderwijs en werkzaamheden kan deelnemen zonder ongewenste opname, observatie of verspreiding van beeld en geluid via draagbare camera- en opnameapparatuur.
De Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwt dat camerabrillen een verhoogd privacyrisico opleveren en adviseert organisaties om het gebruik ervan waar nodig in huisregels te verbieden. Een zichtbaar opname-indicatielampje neemt de verplichting om de privacyregels na te leven niet weg.
Wanneer een slimme bril of gekoppelde dienst AI gebruikt voor bijvoorbeeld biometrische identificatie, biometrische categorisering of emotieherkenning, kunnen daarnaast regels uit de Europese AI-verordening gelden. Niet iedere camerabril is daardoor automatisch een hoog-risico-AI-systeem; dit hangt af van de concrete AI-functionaliteit en het gebruik daarvan.
17. Jouw privacyrechten
Je kunt, afhankelijk van de situatie, gebruikmaken van de volgende rechten:
• inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
• rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan;
• beperking van de verwerking in de gevallen die de AVG noemt;
• bezwaar tegen verwerking op grond van algemeen belang, openbaar gezag of gerechtvaardigd belang;
• overdraagbaarheid van gegevens wanneer de verwerking geautomatiseerd plaatsvindt en is gebaseerd op toestemming of een overeenkomst;
• intrekking van toestemming voor toekomstige verwerking;
• bescherming tegen bepaalde uitsluitend geautomatiseerde individuele besluiten;
• het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wil je een recht uitoefenen? Stuur je verzoek naar [email protected]. Wij kunnen aanvullende informatie vragen als dit nodig is om jouw identiteit of bevoegdheid vast te stellen. We vragen niet meer gegevens dan nodig. KW1C reageert in beginsel binnen één maand. Bij complexe verzoeken of meerdere verzoeken kan deze termijn onder de voorwaarden van de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. Je wordt dan binnen de eerste maand geïnformeerd.
Een verzoek kan geheel of gedeeltelijk worden afgewezen wanneer de AVG of andere wetgeving daarvoor een grond geeft, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke bewaarplicht of de rechten en vrijheden van anderen. Een afwijzing wordt gemotiveerd.
18. Minderjarigen en ouders/verzorgers
KW1C verwerkt persoonsgegevens van minderjarige studenten binnen de regels die gelden voor onderwijs en privacy. Welke rol ouders of verzorgers hebben, hangt af van de leeftijd van de student, het onderwerp, de toepasselijke onderwijswetgeving en de aard van de verwerking. Bij informatieverstrekking en verzoeken om privacyrechten beoordelen wij per situatie wie bevoegd is en welke belangen moeten worden beschermd.
19. Privacy by design en privacy by default
Bij de ontwikkeling of aanschaf van systemen, processen en diensten houdt KW1C vanaf het begin rekening met privacy. Standaardinstellingen worden zo ingericht dat niet meer persoonsgegevens worden verwerkt, toegankelijk zijn of langer worden bewaard dan voor het doel nodig is. Bij wijzigingen beoordelen we opnieuw of de maatregelen nog passend zijn.
20. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wetgeving, onderwijsprocessen en digitale voorzieningen veranderen. Daarom kan KW1C deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie wordt gepubliceerd via de kanalen van KW1C. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokkenen op een passende manier.
21. Vragen, verzoeken en klachten
Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen met:
Privacy Officer: [email protected]
Functionaris Gegevensbescherming: [email protected]
Postadres: Koning Willem I College, Vlijmenseweg 2, 5223 GW ’s-Hertogenbosch
Ben je niet tevreden over de manier waarop KW1C met jouw persoonsgegevens omgaat of jouw verzoek behandelt, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt ook contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van KW1C.
22. Samenhang met andere KW1C-documenten
Deze privacyverklaring moet worden gelezen in samenhang met meer specifieke documenten en informatie van KW1C, waaronder:
• IBP Beleid Informatiebeveiliging en Privacy;
• Privacyreglement studenten;
• Procedure rechten van betrokkenen;
• Reglement gebruik ICT-voorzieningen;
• privacy- en cookie-informatie op www.kw1c.nl;
• privacyverklaring van de KW1C-applicatie;
• aanvullende privacy-informatie bij specifieke processen, formulieren, applicaties of onderzoeken.
